Mejores prácticas a seguir durante la fase de rotación de un proyecto

Mejores prácticas a seguir durante la fase de rotación de un proyecto. La fase de rotación de cualquier proyecto de construcción es un cambio ordenado de las operaciones del edificio al equipo de operación y mantenimiento (O&M) desde el equipo de servicios de gestión de la puesta en marcha del proyecto. Esta transición es física, significa la finalización de las actividades específicas del servicio e implica la transferencia de conocimientos en forma de documentación. El éxito de la transición se produce cuando la documentación específica de la puesta en servicio está completa, totalmente organizada, los sistemas del edificio son operables según el diseño y el personal de O&M está debidamente preparado para operar los sistemas.

Documentación As-Built actualizada

Los proyectos de construcción se guían por documentos de diseño que explican y describen un sinfín de elementos de trabajo que hay que reunir para que la facturación sea un éxito. En la construcción, los documentos de diseño se revisan varias veces debido a problemas imprevistos y a las condiciones de la obra. Los contratistas, que instalan los equipos, revisan los planos sobre el terreno para detallar la instalación de determinados equipos, los emplazamientos físicos y otras actualizaciones relacionadas. 

La autoridad global de gestión de la puesta en servicio requiere estar al día sobre las modificaciones que afectan a los equipos puestos en servicio y obtener documentación actualizada del equipo del proyecto. La autoridad encargada del servicio no es responsable de actualizar los documentos específicos del diseño, pero sí de garantizar que las actualizaciones de las líneas rojas se reflejen bien en los planos de construcción que se entregan al propietario, especialmente en los planos de construcción de la mecánica y los controles. 

El personal de O&M dispone de información exhaustiva y la usa para solucionar los problemas del sistema, localizar los equipos, evaluar el rendimiento de los mismos y transferir los conocimientos al nuevo personal cuando sea necesario. 

Documentación bien estructurada

Al igual que los documentos de diseño, la documentación de  servicio debe mostrar las condiciones reales de los sistemas puestos en servicio.

Como mínimo, el informe final debe incluir el plan de encargo y los criterios de verificación del rendimiento, las notas de pre-funcionamiento (PFC) y FPT, el registro de problemas del encargo y una carta de aceptación, junto con documentos de apoyo como el informe de ajuste y equilibrado de las pruebas, los informes de las visitas a las instalaciones, etc. 

Las notas de FPT y PFC son recursos fundamentales que podrían ayudar a los operadores de edificios actuales y futuros a desarrollar un manual de sistemas (si no se les proporciona en la fase de facturación) y ayudarles con el nuevo encargo, de tres a cinco 5 años después de la facturación.

Proporcionar un manual de sistemas

Como parte del paquete de facturación, el manual de sistemas es innecesario a menos que el proyecto busque la mejora de LEED. Dicho esto, es otro recurso importante que puede garantizar el éxito de la renovación.

Mientras que tanto la documentación del servicio como los as-builts contienen recursos e información que se solapan, el manual de sistemas es una extensa guía que describe las secuencias de control, los sistemas puestos en marcha, así como las mejores prácticas para el mantenimiento de los equipos.

Además, lo ideal es que un manual de sistemas incluya diagramas de bandas, resúmenes de secuencias de control y planos de control. Se trata básicamente de una herramienta que el personal de O&M puede usar para la resolución de problemas, el funcionamiento y el mantenimiento, y la supervisión del rendimiento del edificio. 

Elaboración de un plan de renovación del servicio

A menos que un proyecto busque la puesta en servicio mejorada de LEED, el plan para mantener el rendimiento operativo suele pasarse por alto en la fase de facturación. Al igual que los documentos mencionados anteriormente, es necesario un plan integral para mantener un rendimiento operativo óptimo y ejecutar un nuevo servicio cada 3 o 5 años.   

El plan debe permitir al personal de O&M comprender los objetivos del proyecto, el proceso del servicio y los resultados deseados de forma rápida y sencilla. En general, el plan debe detallar lo siguiente:

• Visión general del proceso.
• Responsabilidades y funciones del equipo encargado.
• Programa de renovación del servicio.
• Lista de los sistemas involucrados.
• Instrucciones detalladas para la replicación de las FPT, aplicadas por la autoridad encargada en la fase de aprobación.
• Reenvío de documentos para el seguimiento de los resultados.
• Instrucciones y recomendaciones para establecer y seguir los puntos de referencia del rendimiento de las instalaciones.

Para dar un paso más en el proceso, el personal de O&M podría aprovechar al máximo el sistema de automatización de edificios (BAS) creando un programa de supervisión del rendimiento del edificio a medida para informar mejor al propietario y al director financiero sobre los costes del edificio.

El BAS puede utilizarse para seguir y tender las métricas que se indican a continuación:

• El uso de la energía, que además puede evaluarse como intensidad del uso de la energía haciendo uso de herramientas de gestión gratuitas como Energy Star Portfolio Manager.
• Parámetros de calidad del aire interior. 
• Parámetros clave del sistema como la humedad, la temperatura o los puntos de ajuste de la presión estática.
• Detección automática de fallos.

Sesión de lecciones aprendidas

La fase final de todo proyecto exitoso es una sesión de lecciones aprendidas, en la que participan el personal de O&M, el propietario del edificio y algunos miembros clave del equipo del proyecto.

Esta reunión puede servir para que el propietario comprenda mejor la importancia de la gestión global del servicio, así como las cosas que han funcionado o no. Un profesional no puede esperar superarse a sí mismo sin revisar su rendimiento anterior.

Las mejores prácticas comentadas anteriormente pueden ayudar al personal de O&M y al propietario a estar plenamente informados sobre los sistemas del edificio, a disponer de los documentos necesarios para el mantenimiento y el funcionamiento del edificio y a comprender las lecciones aprendidas en la fase de puesta en servicio.

Biografía del autor para este blog de invitado:

A Olivia Wilson, nacida y criada en Chestfield, le encanta escribir sobre temas de actualidad. Sobre todo, sobre obras de construcción y edificación.

Cuando no está escribiendo, le encanta pasar la mayor parte de su tiempo leyendo, cocinando y viajando por el mundo. También ha trabajado en una empresa de desarrollo literario y en un sitio web de escritura creativa.

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